Team Assistant (Elternzeitvertretung) (m/f/d)

Das ist der Job

Kurzbeschreibung Die Teamassistenz übernimmt umfassende administrative und organisatorische Aufgaben, um einen reibungslosen Ablauf innerhalb des Teams sicherzustellen. Aufgabenbereich Bearbeitung eingehender E-Mails und Anrufe zur Sicherstellung reibungsloser Prozesse, Informationsflüsse und Compliance.

Pflege aktueller und vollständiger Abteilungsunterlagen, Dateien und Materialien. Fähigkeit zur Unterstützung von Projektkoordination (Nachverfolgung von Aufgaben, Terminen und Fortschritten). Teamorientierte Arbeitsweise mit hoher Anpassungsfähigkeit an wechselnde Prioritäten und effektiver Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg.

Das brauchst du

Profil Relevante Qualifikationen und nachweisbare Erfahrung in einer vergleichbaren administrativen oder Assistenzfunktion. Sehr gute Kenntnisse in IT‑Tools wie Microsoft Office und SAP. Sprachkenntnisse: Deutsch auf C2‑Niveau (verhandlungssicher), Englisch mindestens B2.

Darum lohnt es sich

Über Uns SEFE ist ein international tätiges, in Europa verankertes Energieunternehmen, das mit seinen Energielösungen eine verlässliche und bezahlbare Versorgung sicherstellt. Wir beliefern über 50.000 Unternehmen, von kleinen Betrieben bis hin zu Stadtwerken und multinationalen Konzernen.

SEFE beschäftigt weltweit über 2.000 Mitarbeitende und ist ein Unternehmen des Bundes. Dabei wird die Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und -verfahren sichergestellt. Buchung und Organisation von Reisen (Flüge, Unterkünfte, Reisepläne) zur Gewährleistung einer sicheren, gut organisierten und kosteneffizienten Reise.

Unterstützung bei Budgetverfolgung, Bearbeitung von Spesenabrechnungen und Verwaltung von Bestellungen zur Sicherstellung einer korrekten Finanzdokumentation. Prüfung von Ausgaben, Identifizierung von Abweichungen und Sicherstellung der Einhaltung von Unternehmensrichtlinien.

Rückführung unterzeichneter Dokumente an die zuständigen Abteilungen und sichere Archivierung gemäß Unternehmensrichtlinien. Unterstützung bei Sonderprojekten und Initiativen nach Vorgabe der Führungskraft oder Teammitglieder.

Leistungen Flexible Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum hybriden Arbeiten Attraktives Vergütungspaket Ansprechende Arbeitsumgebung in zentraler Lage Teamorientiertes Umfeld, mit offener Feedbackkultur Betriebsrestaurant mit gesunder und vielfältiger Essensauswahl Job Ticket und Bike Leasing Vorsorge- und Betriebsportangebote Betriebliche Altersvorsorge 30 Urlaubstage sowie Sonderurlaub Mission Energie sichern – jetzt und für die Zukunft. #J-18808-Ljbffr SEFE ist entlang der gesamten Energie‑Wertschöpfungskette aktiv – von Beschaffung und Handel bis hin zu Vertrieb, Transport und Speicherung.

Dank jahrzehntelanger Handelserfahrung und dem kontinuierlichen Ausbau des LNG‑Angebots zählt SEFE mit einem jährlichen Vertriebsvolumen von mehr als 200 TWh Gas und Strom zu den wichtigsten Lieferanten für Industriekunden in Europa.

Durch Investitionen in saubere Energien unterstützen wir unsere Kunden bei der Dekarbonisierung und tragen aktiv zur Energiewende bei. Sie fungiert als zentrale Ansprechperson und Schnittstelle zwischen der Funktion und internen sowie externen Stakeholdern.

Die Rolle trägt dazu bei, Arbeitsabläufe zu optimieren, den Informationsfluss zu gewährleisten und die Produktivität insgesamt zu steigern. Koordination von Kalendern, Terminplanung und Organisation von Meetings.

Planung und Organisation von Besprechungen, Workshops, Offsites sowie Besuchen externer Kolleginnen – Abstimmung mit relevanten Funktionen und rechtzeitige Kommunikation aller Details (Datum, Uhrzeit, Ort etc.). Organisation von Catering und Aktivitäten nach Bedarf. Unterstützung bei der Beantragung von Visa.

Vertrauliche Bearbeitung von Dokumenten, Vereinbarungen und Verträgen, einschließlich rechtzeitiger Prüfung und Unterzeichnung durch Führungskräfte. Unterstützung des Joiner/Mover/Leaver-Prozesses (Beantragung von Zugangsrechten, Bestellung von IT-Hardware und Büromaterial etc.).