Assistenz der Geschäftsführung / Empfang (w/m/d) · Befristete Elternzeitvertretung (24 Monate)

Gemäß unserem Leitspruch „Zukunft durch Ideen “ sind wir als Möhlenhoff-Team stetig auf der Suche nach frischem Wind, um Fortschritt und Innovationen nachhaltig zu gestalten. Seit der Gründung 1951 ist unser Unternehmen von der ersten Sekunde an in Familienbesitz. Als Weltmarktführer im Segment der thermischen Stellantriebe liegt unser Schwerpunkt in der Entwicklung und Fertigung hochwertiger, maßgeschneiderter Lösungen für die Heizungs-, Lüftungs- und Klimabranche. Die Vision eines Klimas zum Wohlfühlen ist dabei unser Antrieb. Tag für Tag. Heute und in Zukunft. Werden Sie Teil unseres Teams und unterstützen Sie uns bei dieser Mission. Wir freuen uns Sie kennenzulernen!

Aufgaben

• Proaktive Unterstützung der Geschäftsführung im operativen und strategischen Tagesgeschäft
• Planung, Koordination sowie Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen inkl. Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Selbstständige Bearbeitung von Korrespondenz sowie internen und externen Anfragen in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Betreuung des gesamten Office-Managements
• Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen im In- und Ausland
• Erstellung von Präsentationen, Auswertungen, Entscheidungsvorlagen und Dokumentationen
• Eigenständige Koordination bereichsübergreifender organisatorischer Themen und Projekte
• Sicherstellung eines professionellen Besucher- und Empfangsmanagements sowie Unterstützung des Empfangs
• Strukturierung, Priorisierung und Nachverfolgung komplexer Aufgabenstellungen
• Vertrauensvolle Unterstützung der Geschäftsführung in sensiblen und vertraulichen Angelegenheiten

Profil
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion auf Geschäftsführungs-, Vorstands- oder Bereichsleitungsebene
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit, ein hohes Maß an Eigeninitiative sowie eine lösungsorientierte Arbeitsweise
Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
Affinität zu digitalen Lösungen und KI-gestützten Tools sowie die Fähigkeit, diese zur effizienten Unterstützung administrativer und organisatorischer Prozesse einzusetzen und bestehende Abläufe kontinuierlich weiterzuentwickeln
Hohe Vertrauenswürdigkeit, Loyalität und Diskretion
Ausgeprägte Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Denken
Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld mehrere Themen parallel zu koordinieren und den Überblick zu behalten

Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Sicherer Umgang mit Office 365

Wir bieten

• Eine verantwortungsvolle Schlüsselposition mit direkter Anbindung an die Geschäftsführung
• Ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem weltweit tätigen Unternehmen
• Die Möglichkeit, organisatorische Abläufe aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln
• Attraktive Sonderzahlungen, flexible Arbeitszeitmodelle sowie 30 Tage Urlaub
• Ein freundliches, modernes und angenehmes Arbeitsumfeld
• Wir lassen Sie nicht allein - bei uns erhalten Sie eine umfangreiche Einarbeitung und einen persönlichen Paten
• Wir haben eine Vielzahl an Sozialleistungen und Mitarbeiter-Benefits, u.a. ein firmeneigenes Bistro mit frischer und gesunder Küche, Firmenfitness und verschiedene interne Sportgruppen sowie Dienstfahrrad-Leasing
• 2-Zimmer-Küche-Job ? Bei uns können Sie vorübergehend kostengünstig in unserer Mitarbeiterwohnung direkt vor Ort wohnen und sich in Ruhe einleben